Effective Reporting Skill

​Dahulu terkenal sebuah istilah ABS atau “Asal Bapak Senang”, jadi ketika pimpinan bertanya kepada anak buah nya tentang kinerja dan progress di lapangan anak buah dengan cepat akan menjawab “aman terkendali Pak …”.  Jawaban itu semata-hata bertujuan agar Boss menjadi tenang dan senang sehingga tidak perlu melakukan inspeksi di lapangan.  Namun terkadang hal ini tidak selamanya berjalan lancar karena sepandai-pandainya tupai melompat ia akan jatuh juga, hal ini bagaikan menyimpan bom waktu yang setiap saat dapat meledak.

Manajemen yang baik adalah manajemen yang berlandaskan kepercayaan, kepercayaan dari atasan kepada anak buah atas segala aktivitas kerja mereka sehari-hari dan dilapangan.  Namun agar semua tetap terkendali dan terukur sesuai dengan harapan maka harus ada manajemen pengawasan yang baik dalam bentuk pelaporan (reporting).

Reporting atau pelaporan sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi, karena dengan adanya peloporan maka semua pihak yang berkepentingan atas kinerja sesuatu hal dapat mengetahuinya secara terbuka berlandaskan data-data yang ada sehingga dapat segera diambil suatu kesimpulan dan solusi jika dibutuhkan.  Reporting memliki peran yang sangat besar bagi suatu organisasi, antara lain : 1) mengetahui kondisi terkini yang ada, 2) mengetahui pencapaian yang telah dilakukan , 3) mengetahui permasalahan maupun kendala-kendala yang sedang dihadapi, 4) mengetahui peluang-peluang yang diperoleh, 4) melakukan analisa dan mencari solusi secepat mungkin, 5) meminimalisasi terjadinya kerugian, 6) memastikan semua bekerja sesuai dengan perencanaan dan harapan.

Terdapat berbagai macam dan bentuk pelaporan namun pada umum nya bentuk pelaporan dapat di klasifikasikan dalam dua kelompok antara lain : 1) pelaporan rutin; pelaporan yang sifat nya sudah terjadwal dan menjadi kewajiban tiap bulannya, seperti pelaporan aktifitas internal perusahaan dan transaksi keuangan, serta 2) peloran project; pelaporan yang dilaporkan atas progress dan kinerja dalam melakukan suatu proyek, hal-halapa yang telah ditangani dan hal-hal apa saja yang masih harus diwujudkan sesuai dengan project yang ada.

 Sebenarnya apa sih yang dimaksud dengan pelaporan ? …. Menurut Luther M. Gullick, pelaporan (reporting) merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi baik secara lisan maupun lisan maupun tulisan sehingga dalam penerimaan laporan dapat memperoleh gambaran bagaimana pelaksanaan tugas yang diberikan.  Adapun menurut Keraf, laporan merupakansuatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikaninformasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Apakah pelaporan itu harus dibuat secara formal dalam bentuk buku yang ber jilid-jilid ?... sebenarnya tidak harus tebal dan ber jilid-jilid, karena pelaporan cukup pada point-point yang ingin disampaikan saja.  Namun agar pelaporan tersebut bukan berdasarkan data yang sumir maka harus dilampirkan data-data penunjang baik data primer maupun sekunder.  Dan mengapa harus dijilid ?, hal ini semata-mata agar laporan mudah diarsipkan dan tidak mudah rusak sehingga suatu saat dapat dibaca oleh siapapun yang berkepentingan dikemudian hari.

Apakah pelaporan harus disusun berlandaskan sistematika penulisan yang baik ?, … ya, agar output dari pelaporan menampilkan informasi yang komrehensif maka harus disusun berlandaskan pada sistematika yang runut dan teratur, sehingga semua informasi yang dibutuhkan dapat tersaji dengan data yang jelas dan mudah dipahami.

Adapun saat ini di era digital bentuk pelaporan dapat di sajikan dalam bentuk tampilan aplikasi dalam genggaman setiap orang, dengan bantuan digital siapapun yang memiliki akses mampu melihat dan memonitor semua perkembangan serta pergerakan yang ada dalam organisasi.  Perangkat digital bagaikan sebuah dashboard suatu kendaraan, dimana kita bisa melihat secara real time segala aktivitas dan kinerja organisasi hanya dalam gengaman tangan.

Intinya adalah buatlah pelaporan yang semudah mungkin untuk dibaca dan dipahami namun bersifat komprehensif berlandaskan pada data-data yang aktual sehingga dapat dengan cepat diambil suatu kesimpulan dan solusi atas hal-hal yang dibahas tersebut.  Tulis yang Anda Kerjakan, dan Kerjakan yang Anda tulis.

Salam Produktifitas, Professionalism On Hand !!

Dr. Ervin Widodo
Executive Director PT. Proven Force Indonesia
Executive Director ICED Institute

Sumber:
​Koran Tempo, tgl 8 Maret 2018, hal 16.